データの扱いと安全性
巻組工房がお預かりするデータについて、 保護の方法と、ご契約終了時の取り扱いをご説明します。
1. 会社ごとのデータ分離
巻組工房は、複数の会社にご利用いただいています。ある会社の問い合わせが、別の会社の画面に表示されることは、仕組みの上で起こりません。
データは、会社ごとに独立した領域に保管しています。運用上の注意に頼る方法ではなく、設定の誤りによってデータが混在することのない構成です。
2. 名簿によるアクセス管理
- ログインできるのは、名簿に登録された方だけです。 登録のない方は、ログイン画面に到達してもログインできません。
- 名簿から外すと、その時点でアクセスできなくなります。 業務を離れた方のアカウントが残り続けることはありません。
- 現場スタッフと本部スタッフでは、閲覧できる情報が異なります。清掃スタッフには、宿泊者の連絡先は表示されません。
- 誰が、いつ、どの操作を行ったかの記録が残ります。この記録は削除できません。
3. ご契約終了時のデータ返却
データの返却と削除
ご契約の終了時には、お預かりしているデータを、読み取り可能な形式でお渡しします。そのうえで当社の環境から削除し、削除の完了をご報告します。
解約によって、データを取り出せなくなることはありません。
4. お預かりするデータ
お預かりするデータは、サービスによって異なります。
| サービス | お預かりするデータ |
|---|---|
| 接客システム | 宿泊者とのやり取り、ご予約の情報、スタッフの名簿、作業の記録 |
| ホームページ生成 | 公開している内容、お問い合わせフォームからのご連絡 |
| マルチチャネル販売支援 | 掲載の内容、在庫と料金の情報 |
| 騒音モニター | 音の大きさの記録、ご連絡の記録。音の内容そのものは扱いません |
| AI電話対応 | 通話の録音と、その要約 |
5. セキュリティ対策
- 通信と保管データを暗号化しています。
- データにアクセスできるのは、必要な担当者に限っています。 いつ誰がアクセスしたかの記録が残ります。
- バックアップを取得しています。 データが失われた場合にも、復元できるようにしています。
- 業務の一部を外部の事業者に委託する場合（通信、音声の処理など）は、契約により同等の義務を課しています。
6. 海外事業者の利用
一部の処理で、海外の事業者のサービスを利用することがあります（AI電話対応の音声処理など）。
その場合は、契約と利用規約に明記し、ご同意をいただいたうえで開始します。 ご同意なく、データを国外へ移転することはありません。
7. 自社施設での運用
巻組工房は、お客様の施設だけでなく、巻組が運営する宿泊施設でも、同じ仕組みの上で運用しています。
8. お問い合わせ
データの取り扱いについてのご質問は、お問い合わせよりご連絡ください。ご契約前の段階でも、必要な資料をご提供します。
個人情報の取り扱いについては、プライバシーポリシーもあわせてご覧ください。