attaka（葉山）

同じ地域で6棟を運営し、清掃と受け入れが1日のうちに重なります。業務委託スタッフが中心の現場で、スマートフォンから手順書を参照できる体制を整えました。

会社概要

神奈川県葉山で、一棟貸しを中心に6棟を運営しています。Roopt のフランチャイズとして、巻組と同じ無人運営の手法を地域で実践しています。

棟が近接しているため、清掃と宿泊者の受け入れが1日のうちに重なります。運営に関わる方も多く、その多くが業務委託のスタッフです。

課題	状況
清掃スタッフが手順書を開けない	手順書が紙・共有ファイル・個人宛てのメッセージに分散しており、現場のスマートフォンからは開けませんでした。そのため、現場は本部へ電話で確認するしかありませんでした。
本部が確認の電話対応に追われる	「あの棟の鍵はどこか」「この設備はどう使うか」といった質問に、本部が1日に何度も口頭で回答していました。
日報を手作業で転記している	日報が紙とメッセージで届くため、担当者が集計表へ転記していました。その分、報酬の計算が遅れていました。
新しいスタッフに毎回一から教えている	業務の手順が個人の頭の中にあったため、教える側の時間がそのまま採用コストになっていました。

上記は、接客システムの導入で取り組んだ課題です。ホームページ生成の活用については後述します。

清掃スタッフのスマートフォンからのログインattaka の清掃は業務委託のスタッフが中心で、会社のアカウントを持っていません。そこで、メールに届く数字でログインできる形にしました。以降の3つの取り組みは、この仕組みが前提となっています。
棟ごとの手順書の整備紙・共有ファイル・個人宛てのメッセージに分散していた手順を、写真付きで1か所にまとめ、棟ごとにスマートフォンで開けるようにしました。編集できるのは権限を持つ方だけで、誰がいつ修正したかの記録が残ります。
現場からの日報送信現場からその場で日報を送れるようにし、attaka が既に使っていた集計表にそのまま記録される形にしました。新しい台帳を増やさないことが、attaka からの導入条件でした。
ホーム画面へのアプリの追加ブラウザのブックマークからでは現場で開かれないため、スタッフお一人ずつに、ホーム画面へ追加する手順をお渡ししました。

現場で手順書をその場で開けるようになり、本部に確認せずに済むようになりました。

業務の手順が個人の頭の中ではなく画面上にあるため、教える側の時間が短くなりました。

日報を現場からその場で集計表に記録できる形を整えました。転記作業をなくすための仕組みで、現在、現場での切り替えを進めています。

attaka が運営する葉山の6棟は、Roopt のサイト（roopt.jp）に掲載しています。 このサイトの制作と公開後の運用を、接客システムとは別のサービスであるホームページ生成が担っています。

現場の業務を支えるのが接客システム、外部に向けた施設の情報を維持するのがホームページ生成です。attaka では、この2つのサービスをご利用いただいています。